ORGANIZACION

ORGANIZACION

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.

Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario

determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de

organización. 

ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ORGANIZACION:

Los elementos básicos del concepto son:

ESTRUCTURA: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

SISTEMATIZACION: Esto se refiere a que todas las actividades  y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

AGRUPACION Y ASIGNACION DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

JERARQUIA: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.

SIMPLIFICACION DE FUNCIONES: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Así, podemos decir que la organización es el establecimiento de una estructura donde habrá de operar un grupo social, mediante la determinación de jerarquías y la agrupación de actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del grupo social.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION:

- Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

- Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividadeseficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

- Evita lentitud e ineficiencia.

- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

- La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente. 

PRINCIPIOS DE ORGANIZACION:

Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organización racional. 

01. DEL OBJETIVO:

Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.

02. DE ESPECIALIZACION:

Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

03. JERARQUIA:

Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

04. PARIEDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el   grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados. 

05. UNIDAD DE MANDO:

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar mas de un superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.

06. DIFUSION:

Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

07. AMPLITUD O TOMA DE CONTROL:

Debe haber un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia.

08. DE LA COORDINACION:

Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones

09. CONTINUIDAD:

La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente. Problemas para determinar los niveles de la organización: Costo, comunicación, planeación y control.

TECNICAS DE ORGANIZACION:

ORGANIGRAMAS:

Los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.

MANUALES:

Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa y pueden ser: de políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de contenido múltiple, de técnicas, de puestos.

ANALISIS DEL PUESTO:

Es una técnica pormenorizada de las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.

DIAGRAMA O PROCEDIMIENTO DE FLUJO:

Es la representación grafica que muestra la sucesión  de los pasos de que consta un procedimiento.